Le défi
Une clinique dentaire utilisait des méthodes fragmentées pour gérer la facturation des consultations, les dossiers de services, les paiements, le suivi des rendez-vous et les stocks. Le personnel devait passer d’un dossier à l’autre et reconstituer manuellement l’information pendant et après les consultations.
L’absence d’une vue opérationnelle centralisée créait des délais évitables, augmentait le risque de ne pas saisir correctement certaines consultations ou certains services facturables et limitait la capacité de la clinique à utiliser ses données pour les décisions de stocks et de suivi.
L’approche
Pixalator a cartographié le processus administratif de la clinique, l’information utilisée pendant les consultations et les décisions que le personnel devait prendre. Le système a été conçu autour de la séquence réelle du travail plutôt qu’à partir d’un modèle de facturation générique.
Ce qui a été mis en œuvre
Dossiers centralisés de consultations et de facturation
Les renseignements pertinents sur les services, la facturation et les paiements ont été organisés dans un seul environnement opérationnel.
Saisie plus exacte des services facturables
Le processus a aidé le personnel à documenter plus uniformément les consultations et les activités facturables connexes.
Soutien aux suivis
L’information sur les rendez-vous et les suivis auprès des clients est devenue plus facile à repérer et à traiter.
Suggestions d’occasions de services
Le système a donné une meilleure visibilité sur des services additionnels pertinents pouvant être discutés lorsque la situation s’y prêtait.
Analyse des stocks
Les données opérationnelles ont soutenu une gestion des stocks et des décisions de réapprovisionnement mieux informées.
Valeur mesurée et observée
Après la mise en œuvre, la clinique a signalé :
- Environ cinq à dix minutes de temps perdu en moins par consultation
- Une saisie plus exacte des consultations et des services facturables
- Une meilleure identification des occasions de vente additionnelle pertinentes
- Une gestion des stocks améliorée grâce à l’analyse des données
- Un suivi plus uniforme des rendez-vous avec les clients
- Une meilleure visibilité sur la facturation et les activités administratives
Un véritable déploiement opérationnel
Le système a été entièrement mis en œuvre et utilisé dans les activités quotidiennes de la clinique. Il démontre la capacité de Pixalator à traduire des exigences administratives détaillées en une application d’affaires utilisable et génératrice de valeur opérationnelle mesurable.